Svaka organizaciona jednica – fakultet članica Univerziteta u Zenici ima svog ECTS koordinatora koji je osoba  koja vodi brigu o osiguranju provođenja ECTS načela i mehanizama.

Zadatak fakultetskog ECTS koordinatora je da sa ECTS koordinatorom Univerziteta u Zenici, dekanima fakulteta i šefovima katedri brine o mogućnosti da svaki student shodno svom profesionalnom i ličnom opredjeljenju kreira vlastiti studijski profil shodno ponuđenoj paleti predmeta na Univerzitetu u Zenici. On također brine o proceduri akademskog priznavanja predmeta (kolegija) položenih na partnerskom univerzitetu (univerzitet sa kojim Univerzitet u Zenici ima ugovor o priznavanju i prenosu bodova) i pomaže razumijevanju i pravilnom korištenju dokumentacije koja se koristi u procedurama mobilnosti koje proklamuje Bolonjski proces.

Ugovori između partnerskih institucija i studenta (pristupnica i ugovor o učenju) su osnova mobilnosti studenata. To su dokumenti koji olakšavaju razmjenu  studenata za vrijeme studija, tj. slušanje i polaganje cijelog semestra ili njegovog dijela na nematičnom fakultetu ili čak drugom univerzitetu. Pritom mu se položeni predmeti priznaju na temelju prethodnog dogovora i potpisanog trilateralnog Ugovora o učenju između studenta, univerziteta koji studenta prihvaća i matičnog Univerziteta u Zenici.

Za sve nejasnoće u pogledu primjene ECTS sistema studenti se trebaju javiti fakultetskom – departmanskom ECTS koordinatoru a njihove e-mail adrese su jednoobrazne za sve članice Univerziteta u Zenici:

npr. za
Fakultet za metalurgiju i materijale:  ects_koordinator@famm.unze.ba
Mašinski fakultet: ects_koordinator@mf.unze.ba
Pedagoški fakultet: ects_koordinator@pf.unze.ba
Ekonomski fakultet: ects_koordinator@ef.unze.ba
Pravni fakultet: ects_koordinator@prf.unze.ba
Zdravstveni fakultet: ects_koordinator@zf.unze.ba
Islamski pedagoški fakultet: ects_koordinator@ipa.unze.ba