Na bazi donesenih odluka Senata iz jula 2005. godine na Univerzitetu u Zenici se koristi sljedeća dokumentacija:

• Studentska pristupnica ili aplikacija
• Ugovor o studiranju
• Evidencioni list
• Prepis ocjena
• Provjera radnog opterećenja i potvrda priznavanja
• Dodatak diplomi

ECTS dokumentacija o studentima (odnosi se i na postdiplomce) i njihovom studiranju služi za realiziranje postulata Bolonjskog procesa o slobodnoj prohodnosti studenata, nastavnih i naučnih kadrova na zajedničkom, evropskom prostoru visokoškolskog obrazovanja. Postupak slanja i razmjene kadrova nije administrativno fiksiran, već je on stvar dogovora partnerskih visokoobrazovnih institucija, na primjer dva univerziteta iz zemalja Evrope. Na obje institucije moraju postojati univerzitetski ECTS koordinatori sa svojim saradnicima (ECTS koordinatorima fakulteta), koji konkretno dogovaraju i potvrđuju uslove i ispravnost prateće dokumentacije pojedinaca koji su akteri razmjene, odnosno odlaze na izvjesno vrijeme iz matične institucije u drugu da studiraju, predaju ili učestvuju u nekom zajedničkom istraživačkom projektu.
U daljnjem je ovdje priloženo šest dvojezičnih ECTS formulara namijenjeni dokumentiranju podataka o studentima koji imaju namjeru studirati u inozemstvu ili inozemnih studenata koji dolaze na UNZE (odnosno svih onih koji učestvuju u međuuniverzitetskim studentskim razmjenama - mobilnosti). Njima se osigurava da se, nakon završenog studiranja, istraživanja ili kursa u instituciji koja ih je prihvatila, vrate u svoju matičnu instituciju i nastave sa redovnim aktivnostima koje su tu prekinuli radi odlaska.
Nazivi tih formulara su u saglasnosti sa njihovom namjenom, a radi se o sljedećim vrstama podataka: